В экономическом кризисе одним из основных вызовов для бизнесменов является снижение доходов и ограничение доступных ресурсов. Компании могут столкнуться с уменьшением спроса на свои товары или услуги, что приводит к снижению прибыли. В такой ситуации сохранение сотрудников, которые не приносят достаточной пользы, может стать финансовой нагрузкой.

Финансовые трудности, вызванные экономическим кризисом, могут заставить компании принимать более жесткие меры, такие как увольнение сотрудников или сокращение рабочего времени, чтобы снизить затраты и сохранить финансовую устойчивость. Оптимизация штата помогает компаниям управлять своими расходами и выживать в сложных условиях.

Таким образом, оптимизация штата становится неотъемлемой частью стратегии выживания и устойчивости компании в условиях экономического кризиса. Но здесь важно не перегнуть палку и сохранить команду. И когда кризис закончится, вам не придётся создавать её заново. В этой статье я расскажу об основных инструментах, которые помогут вам безболезненно оптимизировать штат. 

Инструмент 1: Аудит текущего штата

Цель аудита состоит в том, чтобы получить ясное представление о состоянии персонала и определить, где можно улучшить результативность и эффективно использовать ресурсы компании.

Цели аудита текущего штата:

• Оценка компетенций: 

Аудит позволяет оценить навыки, знания и опыт сотрудников в организации. Это важно для определения, насколько сотрудники соответствуют требованиям компании и какие дополнительные обучающие программы могут быть необходимы.

• Оценка производительности:

Необходимо оценить производительность сотрудников и выявить тех, кто достигает высоких результатов, и тех, кто может нуждаться в поддержке или дополнительной мотивации.

• Определение лишних ресурсов: 

Аудит может помочь выявить случаи, когда компания имеет избыточный персонал, который не приносит достаточной добавленной стоимости и может быть сокращен.

• Планирование развития персонала: 

Результаты аудита могут использоваться для разработки планов развития персонала, определения потребностей в обучении.

Как определить наиболее и наименее эффективных сотрудников:

• Оценка производительности: 

Определите, какие сотрудники достигают более высоких результатов и выполняют свои обязанности более эффективно. Это можно сделать путем анализа KPI (ключевых показателей эффективности) или оценок производительности.

• Обратная связь и рецензии: 

Проводите разговоры с руководителями и коллегами. Их мнение может быть полезным и позволит учесть качества и навыки, которые могут быть не так видны из цифр.

• Сравнение с целями и стандартами: 

Сравните производительность сотрудников с целями и стандартами, установленными для их должности. Те, кто чаще всего достигает или превышает эти цели, могут считаться наиболее эффективными.

• Обратите внимание на уровень мотивации: 

Сотрудники, которые проявляют высокий уровень мотивации и усердия, часто оказываются более эффективными.

• Анализ данных: 

Используйте данные и статистику для оценки производительности. Это может включать в себя сравнение выручки, объема продаж или других ключевых показателей для разных сотрудников.

Инструмент 2: Аутсорсинг и аутстаффинг

Аутсорсинг и аутстаффинг — это стратегии управления персоналом, при которых компания использует услуги и ресурсы внешних поставщиков (аутсорсинг) или арендует сотрудников у другой компании (аутстаффинг) для выполнения определенных задач или функций.

Основные преимущества аутсорсинга и аутстаффинга:

• Снижение затрат: 

Аутсорсинг и аутстаффинг могут быть более экономически выгодными, чем поддержание полной штатной структуры с постоянными расходами на заработную плату и прочие бенефиты.

• Сосредоточение на ключевых задачах: 

Компании могут сконцентрироваться на своих основных бизнес-задачах, делегируя операционные функции и процессы сторонним поставщикам или аутстаффинговым агентствам.

• Доступ к экспертам: 

Аутсорсеры и аутстафферы обычно специализируются в своих областях и имеют высокую квалификацию, что позволяет получить доступ к профессиональным навыкам и знаниям.

• Гибкость и масштабируемость: 

Компании могут легко масштабировать или сокращать операции в зависимости от текущих потребностей, не беспокоясь о создании или увольнении сотрудников.

• Сокращение рисков: 

Риски, связанные с управлением персоналом, такие как увольнения, пенсионные обязательства и судебные иски, могут быть переложены на поставщиков аутсорсинга или аутстаффинга.

В каких случаях стоит использовать аутсорсинг и аутстаффинг:

• Нестандартные или временные задачи: 

Когда у вас есть задачи, которые не требуют постоянного присутствия сотрудников, вы можете аутсорсить или аутстаффить временный персонал для их выполнения.

• Специализированные навыки: 

Если вам нужны специализированные навыки, которые отсутствуют в вашей штатной команде, аутсорсинг может предоставить доступ к экспертам в данной области.

• Сокращение затрат: 

Когда вы сталкиваетесь с нестабильностью на рынке или финансовыми трудностями, аутсорсинг и аутстаффинг могут помочь снизить расходы.

• Краткосрочные проекты: 

Для краткосрочных или временных проектов может быть более выгодно арендовать внешний персонал вместо создания новых рабочих мест.

• Фокус на глобальных задачах: 

Когда компания хочет сосредоточиться на своих основных бизнес-целях и избавиться от операционных забот, аутсорсинг и аутстаффинг могут быть полезными.

Инструмент 3: Внедрение гибкого графика и удаленной работы

Гибкий график и удаленная работа — это стратегии организации работы, которые предоставляют сотрудникам большую гибкость в выборе места и времени выполнения своих рабочих обязанностей. Эти инструменты стали особенно актуальными в современных условиях, когда технологии позволяют работать не только в офисе, но и из удаленных мест.

Преимущества гибкого графика для компании и сотрудников:

Для компании:

• Повышение производительности: 

Гибкий график может увеличить производительность сотрудников, так как они могут выбирать оптимальное время для работы, когда они наиболее продуктивны.

• Эффективное использование ресурсов: 

Компании могут сократить затраты на аренду офисного пространства и ресурсы, так как часть работы может выполняться удаленно.

• Привлечение талантов: 

Гибкий график может быть привлекательным фактором при найме новых сотрудников, особенно для тех, кто ценит гибкость в работе.

• Увеличение удовлетворенности сотрудников: 

Компании, предоставляющие гибкий график, могут увеличить уровень удовлетворенности сотрудников, что способствует уменьшению текучести кадров.

Для сотрудников:

• Гибкость и баланс: 

Сотрудники могут лучше совмещать работу и личные обязанности, что способствует созданию более устойчивого баланса между работой и жизнью.

• Сокращение времени и денег: 

Удаленная работа позволяет сэкономить время и деньги, которые ранее тратились на дорогу на работу.

• Расширенные возможности: 

Сотрудники могут выбирать место работы, что может быть полезно для тех, кто предпочитает работать в комфортной обстановке.

Технологические аспекты и управление удаленными командами:

• Инфраструктура и оборудование: 

Компании должны предоставить сотрудникам необходимую техническую инфраструктуру, такую как ноутбуки, программное обеспечение, доступ к сети и средства связи.

• Коммуникация и совместная работа: 

Используйте современные инструменты для коммуникации и совместной работы, такие как видеоконференции, облачные хранилища и проектные системы управления.

• Кибербезопасность: 

Обеспечьте высокий уровень кибербезопасности для удаленных рабочих мест, чтобы защитить конфиденциальную информацию.

• Управление и оценка производительности: 

Управлять удаленными командами можно с помощью систем мониторинга производительности и установки целей и KPI. Оценивайте результаты, а не факт присутствия сотрудников в офисе.

• Обучение и развитие: 

Предоставьте сотрудникам доступ к обучению и развитию, даже если они работают удаленно, чтобы поддерживать их профессиональное развитие.

Инструмент 4: Обучение и переподготовка сотрудников

Обучение и переподготовка сотрудников — это важный инструмент для компаний, позволяющий развивать и усиливать компетенции и знания персонала. Эти инвестиции могут оказать положительное воздействие на работу компании и помочь в ее оптимизации.

Как это может помочь оптимизировать работу компании:

• Увеличение производительности: 

Квалифицированные и обученные сотрудники могут выполнять свои обязанности более эффективно, что способствует увеличению производительности компании.

• Снижение ошибок и рисков: 

Обученные сотрудники более компетентны и менее подвержены ошибкам, что снижает риски для компании.

• Инновации и конкурентоспособность: 

Сотрудники, которые постоянно обучаются и развиваются, могут приносить новые идеи и инновации, способствуя конкурентоспособности компании.

• Удержание талантов: 

Компании, предоставляющие возможности для обучения и развития, могут удерживать высококвалифицированных сотрудников и предотвращать текучесть кадров.

Инструмент 5: Введение системы KPI и мотивационных программ

Система KPI (Key Performance Indicators) — это инструмент, который позволяет компаниям измерять и оценивать производительность и достижение целей сотрудниками и организацией в целом. Принципы работы системы KPI включают в себя следующие аспекты:

• Установление ключевых показателей: 

Компания определяет наиболее важные для нее показатели производительности, которые напрямую связаны с ее целями и стратегией.

• Измерение и анализ: 

Затем компания собирает данные и информацию, связанную с выбранными KPI, и анализирует их, чтобы определить текущее состояние и прогресс.

• Установление целей: 

На основе анализа данных компания устанавливает конкретные цели и ожидания в отношении каждого KPI.

• Отслеживание и регулярное обновление: 

KPI следят и обновляются регулярно, чтобы компания могла отслеживать свой прогресс и вносить коррективы, если необходимо.

• Обратная связь и корректировка: 

Результаты KPI обсуждаются с сотрудниками, их производительность оценивается, и предпринимаются меры для улучшения.

Как мотивация сотрудников может повысить их эффективность:

• Цели и ориентация на результаты: 

Мотивационные программы, связанные с достижением KPI, позволяют сотрудникам видеть конкретные цели и результаты своей работы, что способствует более целенаправленной и эффективной деятельности.

• Признание и поощрение: 

При достижении KPI сотрудники могут быть признаны и вознаграждены, что увеличивает их мотивацию и удовлетворенность работой.

• Адаптивность и развитие: 

KPI могут быть настроены так, чтобы стимулировать развитие и улучшение сотрудников, что помогает повысить их эффективность.

Последствия и риски оптимизации штата

При внедрении изменений в структуре персонала и оптимизации штата, компании должны учитывать следующие аспекты:

• Увольнения и текучесть кадров: 

Один из наиболее очевидных рисков - это увольнение сотрудников, что может привести к потере ценных знаний и опыта.

• Снижение морально-психологического климата: 

Оптимизация штата может вызвать беспокойство и недовольство у сотрудников, что может сказаться на общем морально-психологическом климате в организации.

• Сокращение производительности: 

Если не управлять процессом оптимизации эффективно, это может сказаться на производительности сотрудников, так как они могут переживать стресс и неуверенность.

• Потеря навыков и знаний: 

Уход опытных сотрудников может привести к потере ценных навыков и знаний, что может сказаться на способности компании достигать своих целей.

• Репутационные риски: 

Отрицательные последствия оптимизации могут повлиять на репутацию компании как работодателя, что затруднит привлечение новых талантов.

Что следует учитывать при внедрении изменений и как избежать негативного воздействия на морально-психологический климат:

• Коммуникация и прозрачность: 

Важно честно и открыто общаться с сотрудниками о планах по оптимизации и их последствиях. Объясните причины изменений и как они помогут компании.

• Участие сотрудников: 

Включите сотрудников в процесс оптимизации, позволив им высказывать свои мнения и предложения.

• Поддержка и переобучение: 

Помогайте сотрудникам, которых затронут изменения, в переобучении или переквалификации, чтобы они могли адаптироваться к новым условиям.

• Постепенная реализация: 

При возможности, осуществляйте оптимизацию штата поэтапно, чтобы смягчить удар и дать сотрудникам время на адаптацию.

• Поддержка эмоционального благополучия: 

Предоставляйте ресурсы и услуги для поддержки эмоционального и психологического благополучия сотрудников, особенно тех, кто переживает стресс.

• Отслеживание и оценка воздействия: 

Регулярно оценивайте воздействие оптимизации на морально-психологический климат и предпринимайте меры для улучшения ситуации, если это необходимо.

Грамотная оптимизация штата в условиях экономического кризиса является критически важным шагом для компаний. Она может помочь снизить затраты, увеличить эффективность, адаптироваться к изменяющейся среде и сохранить конкурентоспособность. Однако необходимо учитывать, что оптимизация штата может иметь последствия для сотрудников и морально-психологический климат в организации. Поэтому важно применять методы оптимизации с умом, соблюдая баланс между экономической эффективностью и заботой о сотрудниках.

Начните с тщательного анализа текущей ситуации и потребностей компании. Разработайте долгосрочные и краткосрочные планы оптимизации штата. Объясните сотрудникам причины и цели оптимизации, поддерживайте открытый диалог и включайте их в процесс принятия решений. Оцените компетенции существующего персонала и определите, какие навыки и знания необходимы для достижения целей компании. Инвестируйте в обучение и развитие сотрудников, чтобы они могли адаптироваться к новым ролям и задачам. Если это возможно, осуществляйте оптимизацию штата поэтапно, чтобы смягчить воздействие на сотрудников.

Постоянно отслеживайте результаты оптимизации и готовьтесь адаптировать стратегию при необходимости. Уделяйте внимание эмоциональному благополучию сотрудников, предоставляя поддержку и ресурсы для борьбы со стрессом.

Грамотное управление оптимизацией штата может помочь компании выжить и процветать в условиях кризиса, а также подготовить ее к будущим вызовам и возможностям на рынке. Ещё больше о том, как эффективно управлять командой расскажу на мастер-классе «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».