Что делать, когда действия сотрудника привели к денежным потерям?

Предприниматель Илья Рыбалко, владелец компании по дистрибуции сценического оборудования, задал важный вопрос в моем блоге: как реагировать на ошибки сотрудников, из-за которых бизнес несёт прямые денежные потери?
В его ситуации речь идёт о двух кейсах: один связан с упущенным судебным иском, второй связан с перерасходом бюджета на маркетплейсе. Оба случая наглядно демонстрируют системные проблемы, с которыми сталкиваются руководители.

Кейс 1: забыли подать иск и пошлина выросла втрое

В августе компания приняла решение обратиться в суд. Финансовый директор предложила начать процесс, руководитель дал согласие, была оплачена госпошлина в $480. Однако спустя полтора месяца выяснилось, что после оплаты платёжку так и не отправили юристам, иск не был подан. За это время изменилось законодательство и теперь пошлина составляет уже $1440. Чтобы подать иск, необходимо доплатить еще $960.

Руководитель оказался перед выбором: распределить расходы между сотрудником и компанией или полностью взять затраты на бизнес. Ситуация неприятная, но в то же время очень показательная.

Ошибки сотрудников неизбежны. Самые дорогие из них делают собственники

Ошибки происходят в любой команде. Их совершают специалисты, руководители, в том числе и сами собственники. Причём именно на уровне собственников стоимость ошибок максимальна: упущенные сделки, неверные управленческие решения, несвоевременные действия. Всё это может стоить бизнесу гораздо больше, чем $960.

Я люблю приводить статистику Harvard Business Review, которая показывает, что до 50% всех стратегических решений, принимаемых топ-менеджментом и собственниками бизнеса, оказываются ошибочными и приводят к финансовым потерям. Ошибаются все.

Поэтому неэффективным управленческим подходом является наказание сотрудников за каждый промах, особенно за проявленную инициативу. Это приводит к снижению вовлечённости, росту страха и отказу от самостоятельности. Команда перестаёт брать на себя ответственность и ждёт указаний сверху.

Слабые процессы дороже, чем кажется

Ситуация с иском произошла не потому, что человек злонамеренно нарушил процесс. Ошибка стала следствием отсутствия встроенной системы контроля и финансового планирования.

Согласно исследованию McKinsey, более 70% операционных потерь в компаниях среднего и крупного бизнеса происходят из-за недостатков в управленческих процессах, а не из-за недобросовестности персонала. Если бы в компании действовал механизм согласования бюджетов с участием совета руководителей, вопрос о выделении средств на пошлину рассматривался бы коллективно, фиксировался в отчётности, а сама инициатива оставалась бы под контролем.

В рамках такого процесса кто-то из участников обсуждения непременно уточнил бы статус подачи иска, сроки, результаты. Это позволило бы избежать потери времени и дополнительных расходов.

Кейс 2: перерасход бюджета на маркетплейсе

Во втором случае сотрудник, отвечающий за рекламу на маркетплейсе, в пятницу запустил кампанию, уехал на выходные, а в понедельник выяснилось, что было потрачено $2160, на $1440 больше допустимого бюджета. Во вторник он самостоятельно сообщил об ошибке.

Предложенное решение — удержать 25% перерасхода из заработной платы сотрудника, остальное компенсировать из средств компании. Такой подход выглядит компромиссным, однако может повлечь долгосрочные последствия в виде снижения доверия и мотивации.

Важно отметить, что сотрудник не присвоил средства, он действовал в рамках своей зоны ответственности, но допустил ошибку в управлении бюджетом. В такой ситуации гораздо эффективнее провести разбор и зафиксировать два управленческих результата:

1. Программа компенсации через достижение конкретных результатов. Например, рост продаж в следующем месяце. Используйте мою инструкцию “Технология продаж”, которая поможет в этом: https://go.bbooster.online/6xci

2. Проведение совместного анализа: как изменить процесс, чтобы исключить повторение аналогичных ситуаций.

Такие действия формируют культуру ответственности, но при этом сохраняют инициативность и уважение внутри команды.

Управленческий вывод: штрафы не решают системных проблем

Вводить санкции за каждую ошибку — это путь к страху и стагнации. На своем 30-летнем опыте в бизнесе могу с уверенностью сказать, что внедрение управленческих процессов и финансового планирования ведет к устойчивости. Когда внутри компании действует система обсуждения, согласования и контроля расходов, подобные ошибки становятся редкими.

Финансовое планирование — это не просто инструмент для управления деньгами. Оно способствует повышению управленческой зрелости всей команды. В компаниях, где руководители самостоятельно принимают бюджетные решения, аргументируют свои потребности и несут ответственность за использование ресурсов, подобные ситуации решаются внутри компании. Они не доходят до собственника.

Моя рекомендация: если вы сталкиваетесь с подобными случаями, не стоит наказывать. Лучше построить систему, в которой ошибки происходят редко, а ответственность распределяется равномерно. Именно этому мы обучаем в программе Business Booster. Мы учим руководителей управлять деньгами так, как это делают собственники.