Мария Солодар — потрясающий специалист по маркетингу. И очень ценно, что она передаёт свои знания другим! А что особенно приятно для меня — положительные отзывы Марии о моих книгах «Обязанности владельца компании» и «Оргсхема. Как разработать структуру компании».

Мы обсудили то, чем должен заниматься владелец бизнеса и чем его обязанности в корне отличаются от функций исполнительного директора. В интервью также читайте мои ответы на вопросы от подписчиков Марии, которые только начали свой путь в бизнесе или давно мечтают масштабироваться.

Друзья, я регулярно провожу прямые эфиры с экспертами. Уверен, что они могут быть вам полезны. Следите за новостями на моей страничке в Instagram: https://www.instagram.com/alexvisotsky/.

Александр, вы написали книгу «Обязанности владельца компании». Можете объяснить, чем они отличаются от функций директора?

Собственник — это постановщик целей, человек, который задаёт правила игры. Разработка стратегии и формы работы компании — его обязанность. То есть он определяет, какой продукт и какой аудитории будет продаваться, какой будет структура компании, каким будет управление денежными средствами и т. д. Директор же существует в этих предлагаемых обстоятельствах, получая максимальный результат.

На старте бизнеса владелец всегда действует правильно, разрабатывая стратегию. Но очень быстро начинает углубляться в оперативное управление и вместо стратегических вопросов общается с клиентами, управляет вручную. Непонятно, кто он: владелец, директор или вообще сотрудник-эксперт.

Этот запас разработанной в начале стратегии движет компанию вперёд какое-то время. Но рост прибыли и масштабов компании начинает тормозиться, когда кончается запас стратегии. А новые принципы работы не появляются, так как владелец погружается в оперативку. Нет мотивации, начинается кризис. И всё потому, что человек не понимает свою роль и свои обязанности.

Можете рассказать, что такое оргсхема?

Оргсхема помогает увидеть, какие функции необходимы для работы вашего бизнеса. Также она помогает задать структуру. То есть вы определяете, какие функции вам нужно закрыть, а после назначаете ответственных за них людей.

Именно поэтому владельцу не стоит в самом начале с головой нырять в оперативку. Чтобы создать оргструктуру, надо посмотреть на компанию со стороны, даже сверху. Все понимают, что нужно продавать услуги и считать деньги. Но это далеко не всё. Если важные функции упущены, то собственник рано или поздно попадёт в ловушку.

Какие ещё есть преимущества у оргсхемы?

Помимо того, что организующая схема отражает весь бизнес-процесс, она очень легка для понимания. Все руководители и сотрудники быстро поймут, как ею пользоваться.

Я эксперт по разработке организующих схем. И каждой компании, которая проходит в «Visotsky Consulting» проект по систематизации бизнеса, мы помогаем в создании оргсхемы. Чтобы узнать больше, читайте мою книгу. Я очень старался написать её простым языком! Можно также посетить онлайн- или офлайн-практикум по разработке оргструктуры.

Можете описать процесс делегирования функций?

Вообще в этом нет ничего сложного, главное понимать, что ты делегируешь. Передавать функции нужно как можно быстрее, от этого зависит скорость развития бизнеса, особенно на этапе стартапа.

Сделайте хронометраж рабочей недели, проанализируйте свои функции. Например, 6 часов в неделю занимает сведение финансовых отчётов и таблиц. Эту функцию можно делегировать. Чтобы другому человеку было понятно, какой результат от него ожидают, пропишите конкретный продукт. В данном случае — вовремя подготовленный отчёт, в котором видны все доходы и расходы. Описание того, как вы это делаете, может быть всего на страницу. Но необходимо ещё его проанализировать, убрав все сложные формулировки.

Передайте эту функцию способному сотруднику, который справляется с работой. При делегировании добейтесь того, чтобы сотрудник действительно понял новую задачу. Хорошо будет, если он приведёт примеры, идеи, как собирается её выполнять. Не бросайте сотрудника, он не должен «добывать винтовку в бою».

Помогите сотруднику составить план работы на неделю, добавьте в него эту функцию, укажите предположительное время выполнения. Сначала будет сложно, но, если вы всё сделали правильно, сотрудник адаптируется.

В отделе продаж то же самое? Нужно ли управление делегировать?

Конечно! Делегировать нужно всё. А уж если у вас в отделе продаж наметился руководитель, то это вообще джекпот! Важный момент: если вы не обладаете знаниями в какой-то сфере, то делегировать это тяжело. И обычно у предпринимателей это связано с областью продаж, поэтому на наших консалтинговых программах мы даём эту информацию. Но обратите внимание: не учим продавать, а рассказываем, каким должен быть отдел продаж на уровне организации.

Какое совещание будет эффективным? И какие встречи должен проводить владелец, а какие — директор?

Рекомендую проводить совещания по уровням. Отлично, если у владельца компании в прямом подчинении 1–3 человека. С ними нужно встречаться раз в неделю. А директор, в свою очередь, встречается с топ-менеджерами тоже раз в неделю.

На совещании не нужно петь оды владельцу или мозгоштурмить. Лучше проанализировать результаты работы за прошедшую неделю, понять успешные и неуспешные действия. Подчинённые должны приходить на совещание подготовленными, с составленными планами работы на неделю. При этом их, конечно же, можно будет подкорректировать.

Это важно, так как, если у вас в подчинении несколько человек, их планы должны быть согласованы. Кроме того, они должны быть направлены на воплощение в жизнь стратегических задач. Когда это сделано, можно отправляться работать! Но обязательно контролируйте промежуточный результат.

Если у человека творческая работа, можно ли давать ему больше свободы действий?

Не существует работы без творчества! Я уверен, что это относится к любой деятельности вплоть до чистки бассейна. У нас в компании есть должностные инструкции, но мы не стремимся описать в них всё. Да, там должны быть основы: зачем вообще эта должность в компании, что мы должны получить. Несмотря на то, что мы создаём много инструкций, ждём от сотрудников проявления творчества!

А что, если в компании есть инструкции и регламенты, но сотрудники всё время их нарушают?

Инструкции, регламенты, чек-листы — это инструменты. И нужно поддерживать их в рабочем состоянии. У нас и у наших клиентов этим занимается HR-департамент, ведь владелец, создав какую-то инструкцию, забывает о ней, думает, что всё работает. Нет времени это контролировать.

Но природа людей такова, что они ленятся, многое забывают. Чтобы инструкции и регламенты соблюдались, передайте это на контроль службе персонала.

С чего начать систематизацию бизнеса в маленькой компании?

Разработайте функциональную оргструктуру компании. Составляйте краткосрочные и долгосрочные планы (списки задач), донесите необходимость планирования работы для сотрудников. Согласовывайте планы на координациях. Еженедельно измеряйте результаты, например, доход, конверсии, продажи.

Если правильно внедрить инструменты, то владелец бизнеса не будет перегружен, сможет заниматься стратегическими вопросами. Сотрудники поймут положение дел в компании, управлять станет легко. И это действительно чудо!