Для меня, как и для сотен моих клиентов, самое успешное управленческое решение с целью сокращения затрат заключается в следующем. Мы привлекаем к управлению финансами руководителей всех подразделений. Они собираются каждую неделю на совещании (мы его называем Рекомендательным советом), рассматривают все заявки на выделение средств (это документы на любое приобретение) и сопоставляют их с тем, сколько у компании есть денег. Исходя из этого, они расставляют приоритеты и принимают решение, какие заявки одобрять, а какие — нет. И это самый потрясающий способ снижения затрат. Объясню почему.

Критерий рассмотрения заявок

Руководители подразделений лучше всего знают свою область деятельности. В обеспечении точно знают, когда можно починить старый диван, а когда нужно покупать новый. То есть знают, на что на самом деле необходимо выделить средства, а с чем можно повременить, причём эффективность работы сотрудников от этого не снизится.

Кроме того, руководители каждый день сталкиваются с тем, что денег на все заявки не хватает. Мне не нравится идея снижения затрат. Нужно снижать до нуля затраты только на то, что не является приоритетным, а повышать затраты на то, что даёт рост бизнеса и дохода.

Инвестиционная отдача

Например, если кто-то предлагает сделать ремонт на ресепшене, надо просчитать, какую инвестиционную отдачу получит компания. Например, для консалтинговой компании это очень важно. Или для создания атмосферы в студии дизайна, в которой работают творческие люди. А для строительной, клиенты которой больше посещают склад, уже не так критично. Вкладывайте средства только в то, что приведёт к росту вашего бизнеса. Именно поэтому так важно привлечь руководителей подразделений к еженедельному одобрению расходов. Они сами «порежут» все второстепенные затраты, будут держать расходы в рамках.

Реальный способ повысить доход

От подобной системы работы вы получите ещё один бонус: повысится доход. Заметьте, если вы приходите к руководителям и говорите, что нужно повысить доход, то для них это пустой звук. Это потому, что они не знают реальный размер затрат. Если вы спросите у руководителей, какой, по их мнению, размер расходов компании, цифра будет очень далека от реальности. Каждый назовёт гораздо меньшую сумму. В их головах представление о потребностях компании намного ниже. Поэтому фраза «надо повышать доход» на них не действует. Получается, что владелец — единственный, кто за это борется.

Скажу по опыту, за 2−3 недели во взгляде ваших руководителей многое изменится. Главное, их осознание: «Не может быть, что нам нужно столько денег для нормальной работы». И уже через пару недель они сами начнут кричать о том, что им нужно повышать доход. Только непосредственное привлечение руководителей к финансовому планированию даёт им правильное понимание потребностей компании. Таким образом, это самый эффективный способ снижения затрат и повышения дохода.

Пример из жизни

Впервые такую систему я внедрил в своей производственной компании. Было это в 2002 году. У меня был руководитель производства Николай Иванович, потрясающий, очень опытный сотрудник. Тогда мы производили примерно на $60 тысяч в неделю. И я всё время доказывал ему, что нам необходимо повысить объёмы производства, увеличить масштаб компании.

На это Николай Иванович парировал: «Оборудование старое, сотрудники некомпетентные, площадей не хватает». Тогда я полностью перестроил финансовую систему в компании, привлёк руководителей к принятию решений. Через 3 недели Николай Иванович принёс план по расширению производства до $80 тысяч в неделю. Конечно, для его реализации необходимы были дополнительные ресурсы, но в целом это было готовое решение. Через месяц он пришёл с планом на $120 тысяч. Он обнаружил, что можно организовать ещё и третью смену на этом оборудовании.

Только непосредственное привлечение руководителей к финансовому планированию даёт им правильное понимание потребностей компании

Вывод

Самый главный инструмент по снижению затрат и повышения дохода — мозги руководителей, их точка зрения. От этого всё зависит. Умелые руководители — основа финансовой системы, которую мы внедряем на наших консалтинговых программах. Владелец бизнеса только создаёт правила и регламенты, задаёт направление, контролирует выполнение. Это правильная система. Ваши руководители смогут управлять финансами намного лучше, чем вы. Они лучше понимают, что происходит «в поле», в реальной жизни. Вы не сможете сэкономить так, как они.

Александр Высоцкий - специально для НВ Бизнес