Мне часто задают вопросы о дебиторке, к примеру: “Что вы делаете для получения оплаты?”, “Как вы ведёте переговоры с людьми, с которых вам нужно взыскать дебиторку?”, “Что делать, если возникают конфликты с должниками во время переговоров?”. 

По своему опыту могу сказать, что зачастую дебиторская задолженность не собирается компаниями из-за того, что в их арсенале нет правильных приёмов для сбора. Обычно из-за этого всеми допускаются 3 ошибки. 

Ошибка первая. Продавец лично собирает дебиторскую задолженность

В некоторых компаниях работник, который продаёт товар должен сам взыскать дебиторскую задолженность с клиентов. Заставляя продавцов этим заниматься, мы доводим их до того, что каждый раз, продавая товар, они останавливают себя на мысли: “А что, если клиент не заплатит? Смогу ли я собрать дебиторскую задолженность?”. 

Следующая проблема появляется, когда происходит сбор дебиторки. Продавец не может жёстко требовать, так как считает, что если он сейчас слишком сильно надавит на клиента, то тот никогда больше не купит у него снова. 

Поручают продавцам самим собирать дебиторку только те компании, в которых не налажены бизнес процессы и нет понимания, что продажа и взыскание - это не одни и те же функции. 

Решение: Вам необходимо выделить одного сотрудника, не из продавцов, ответственного за сбор дебиторской задолженности. Продавец будет при этом оставаться добрым и милым для клиентов, в то время, как другой сотрудник займётся взысканием денег. Сочетать две эти функции в одном человеке просто невозможно. 

Ошибка вторая. Нет шкалы воздействия

В каждой компании есть свой бизнес-процесс, при сборе дебиторской задолженности очень важно ему следовать. 

Например, некоторые компании за семь дней до того, как клиент должен перевести деньги, мило и ненавязчиво ему напоминают, что у него осталась одна неделя до назначенного срока оплаты. Когда остаётся три дня, необходимо опять сделать напоминание. И в день, когда должна поступить оплата, но она не поступает, необходимо срочно звонить по телефону и говорить: “Вы должны были перевести деньги сегодня, но их нет. Что вы собираетесь делать для улаживания этой ситуации?”.

Давление увеличивается по мере того, как приближается срок оплаты и достигает своего пика в назначенный срок. Через пару дней необходимо выслать клиенту письмо, в котором будет предупреждение о том, что в случае непогашения задолженности компания откажется от сотрудничества и подаст в суд. 

Это не обязательная для всех шкала воздействия, которой нужно придерживаться. Но подобный алгоритм действий с должниками нужно прописывать в регламентах каждой компании и руководствоваться им. 

У человека, собирающего долги, должна быть таблица со всеми контрагентами, клиентами и их сроками выплат, где отмечено, кто на какой стадии погашения сейчас находится. В обязанности этого сотрудника также входит составление писем, обзвон клиентов, а также передача клиента юристам, если оплата так и не поступила. 

Решение: разработайте чёткую инструкцию для человека, собирающего дебиторскую задолженность. 

Ошибка третья. Боязнь потери клиентов-должников 

Некоторые предприниматели боятся напористо действовать при сборе дебиторки из-за боязни потерять клиентов. Запомните, тот, кто не платит вам деньги - не ваш клиент. 

Клиенты расплачиваются по счетам. 

Решение: не стоит опасаться, что вы потеряете клиентов, которые вам не платят. Не жалейте, если они уйдут к конкурентам. Такие люди ослабляют компании, так пусть это будет лучше чужая, чем ваша. 

Выводы

В компании должен быть человек, который по заранее составленным инструкциям будет воздействовать на должников. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит, эти люди только делают вашу компанию слабее.