Основные методы управления персоналом, которыми пользуются HR-менеджеры: социально-психологические (тимбилдинг, обустройство рабочих мест), экономические (зарплаты, премии) и административные. В этой статье мы поговорим о последних: разберём, что это такое и как с помощью административных методов управления построить сильную команду. 

Какие бывают административные методы управления персоналом

Административные методы управления персоналом — это определённые способы влияния на сотрудников, которые строятся на взысканиях, власти и дисциплине. Они формируют корпоративную культуру, чувство долга у сотрудников, отношения руководителей и подчинённых и т.д. 

Так как административное управление подкреплено правовой базой, за нарушения его правил, договоров и положений может грозить штраф или административное взыскание.

Реализуется этот вид управления персоналом через систему организационного и распорядительного воздействия.

Организационное воздействие

Штатное расписание

В нём есть организационная структура, должность и квалификация сотрудников, их состав и количество, зарплаты и премии.

Главные требования к штатному расписанию:

• на титульном листе должен быть указан период, когда действует данное расписание, правильное название компании и дата составления расписания;
• в документе должна отображаться иерархия сотрудников: от высшего руководства до исполнителей.

Владелец компании может поручить составление расписания любому сотруднику, необязательно делать это лично. Когда документ готов, его должны подписать главный бухгалтер и начальник кадровой службы.

 Положение о подразделениях 

Этот документ может принимать разные формы: таблица, схема, текст и т.д.

В положении должны быть такие пункты:

• название компании;
• иерархия сотрудников;
• нормативные документы, которые регулируют деятельность компании;
• права и обязанности работников;
• формы взыскания за различные нарушения;
• как каждое отдельное подразделение может взаимодействовать с другими.

Должностные инструкции

В них чётко описано, что должен делать каждый сотрудник. Все виды работы, которые выполняются в компании, могут быть описаны детально и с подробностями, а могут быть краткими: указывать функцию и документы, которые регулируют её выполнение. 

Эта инструкция разрабатывается по желанию владельца, так как она необязательна.

Рабочие места 

От того, как организовано рабочее место сотрудников, зависит их работоспособность, мотивированность и производительность. Места, за которыми работают люди, должны быть оборудованы всем необходимым, что пригодится для производства продукта. На рабочем месте должна быть комфортная температура, достаточное освещение и удобная мебель. Место, за которым работает сотрудник, может быть универсальным и подходить любому или иметь специальные возможности для размещения дополнительного оборудования.

Коллективный договор

В коллективном договоре прописывают отношения между сотрудником и компанией как юридическими лицами. Там содержатся следующие положения:

• как и когда начисляется зарплата;
• какой в компании режим работы;
• условия начисления отпускных дней;
• социальный пакет: оплата проезда, путёвки для сотрудников, питание.

Все условия, которые прописаны в коллективном договоре должны улучшать условия труда сотрудников.

Правила трудового распорядка

Эффективно управлять персоналом помогают правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть обязательно разработаны в каждой компании. Отсутствие правил грозит компании штрафом, как и сотруднику, который с ними не ознакомлен.

Что должно быть в правилах:

• по какому принципу сотрудников принимают на работу и за что могут уволить;
• какие права и обязанности у сторон;
• как чередуется рабочее время и отдых;
• по какому принципу начисляется зарплата;
• дресс-код;
• как компания возмещает трудовые расходы, например, затраты на командировки.

Организационная структура

Оргструктура — ключевой метод административного управления персоналом. Она отражает формы подчинения в компании.

Какие бывают структуры:

• иерархическая — жёсткая система подчинённости;
• органическая — нормативы используются умеренно, система подчинённости адаптивная;
• элементарная — делит всех сотрудников на начальников и подчинённых.

Устав организации

С помощью устава выстраивают иерархию должностей,  обозначают области ответственности, разграничивают функции партнёров, прописывают, как распределить активы компании в случае её закрытия. 

Распорядительное воздействие

С помощью этого вида воздействия руководители добиваются от подчинённых достижения поставленных целей.

Приказы, распоряжения, указания

Приказ — самая категоричная форма администрирования. Он издаётся на бланках, имеет подписи и печати и регулирует ключевые вопросы в построении организации. 

Распоряжения призваны решить один конкретный вопрос или уточнить детали, которые помогут выполнить текущие задачи. 

Указания создаются, чтобы пояснить непонятные моменты в приказах и инструкциях.

Организационное нормирование

С его помощью регулируют ресурсы, которые используются на предприятии:

• количество людей, которые вовлечены в тот или иной рабочий процесс;
• траты на производство продукта или услуги;
• количество продукции, которое должно быть выработано за определённое время.

Создание инструкций

Инструкции обучают работников, дают понимание, как стандартизировать рабочий процесс и исключают возможные ошибки.

Инструктирование делится на:

• наглядное (схемы, чертежи, инструкция, как применять оборудование)
• письменное (рабочие и должностные инструкции)
• устное (координации, инструктажи, совещания, наставления)

Планирование

Каждый сотрудник должен составить план на неделю, где будут прописаны все задачи, которые он собирается выполнить. Он должны быть расставлены в соответствии с приоритетами компании. Руководители проверяют планы подчинённых, корректируют их и одобряют. А после, на совещаниях, отслеживают реализацию планов и проверяют, что уже сделано и чем сотрудник будет заниматься дальше.

Выводы

Административные методы управления персоналом позволяют организовать коллектив, стандартизировать производственные циклы, распределить обязанности среди сотрудников и создать корпоративную культуру. 

Осуществляется административное управление через штатное расписание, должностные инструкции, правила трудового распорядка, уставы организации и т.д.