Владелец может повысить эффективность компании, если будет грамотно управлять бизнес-процессами. Делать это можно с помощью регламентирования и внедрения изменений в деятельность сотрудников. К каждому бизнес-процессу нужен свой подход, поэтому важно правильно выбрать инструменты управления, которые помогут улучшить работу компании.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это определённая последовательность действий сотрудников, которая приводит к нужному компании результату, например, получению прибыли или созданию продукта.

В бизнес-процессах всегда участвует команда из нескольких человек. Даже если человек работает один, например, он писатель, то в процессе создания книги принимают участие редактор, дизайнер и др.

Зачем нужно регламентировать бизнес-процессы?

Регламент бизнес-процесса — это документ, который описывает, как определённый процесс происходит. Когда описывают бизнес-процесс, указывают, кто что должен делать на каждом из этапов. За каждой из функций закрепляется ответственный сотрудник, и он должен произвести тот продукт, который от него ожидают, чтобы передать результат дальше в работу. И так происходит до тех пор, пока он не дойдёт до клиента.

Например, в типографию поступает заказ напечатать 100 каталогов. Бизнес-процесс тогда состоит из следующих пунктов:

1. клиент даёт задание;
2. компания рассчитывает стоимость заказа;
3. клиент подписывает договор;
4. договор попадает в бухгалтерию, там подтверждают оплату;
5. далее заказ идёт в отдел предпечатной подготовки, там клиент оставляет требования к заказу, специалисты всё редактируют и оформляют;
6. заказ поступает в печатный цех;
7. продукция отгружается и отправляется клиенту.

Как понять, будет ли работать бизнес-процесс?

Бизнес-процесс нужно протестировать. Когда речь идёт об оценке качества разработанного бизнес-процесса, в первую очередь задайте вопрос «Какие проблемы этот процесс поможет решить?» и, когда внедрите его, проверьте, смог ли он справиться. Допустим, сейчас ваша компания не выполняет заказы в срок. С помощью изменённого бизнес-процесса вы хотите это исправить, чтобы предоставлять продукт строго к дедлайну. Пропишите в регламенте действия, которые нужно совершить, чтобы исправить ошибку, внедрите их, и, если проблема с предоставлением заказов решится, бизнес-процесс работает.

Чтобы проверить качество чего-либо, нужно иметь отправную точку. Например, я иду проверять качество салата «Цезарь» в ресторане. Для этого у меня должны быть какие-то представления, каким должен быть этот салат: что в нём должно быть, а что лишнее. Чётко определите, какой продукт хотите получить на каждом этапе бизнес-процесса. Так вы сможете оценить, всё ли идёт по плану.

Какие есть подходы к управлению бизнес-процессами

Управлять эффективностью бизнеса можно по-разному, есть несколько методик, которые мы рассмотрим ниже. Их общая черта в том, что они все ориентированы на удовлетворение потребностей клиента с помощью продукта, который предоставляет компания.

Стандартизация

Стандарты — это описания образцов товаров или услуг. То, в каком виде продукты или услуги должны доходить до клиентов. Если задокументировать образец, то:

• сотрудники будут в точности знать, что должны получить в результате своих действий;
• новые работники смогут быстрее адаптироваться и разобраться в особенностях работы компании;
• производственные риски снизятся.

Совершенствование бизнес-процессов

Система управления бизнес-процессами должна постоянно дорабатываться и меняться. Это позволит снизить затраты, уменьшить производственный цикл и минимизировать допускаемые ошибки.

Есть 2 способа улучшения бизнес-процессов:

• реинжиниринг — полное изменение той системы, которая существует, за один раз;
• кайдзен — постоянное совершенствование механизмов управления.

  Инфотехнологии

В бизнес-процессы организации нужно внедрять информационные технологии. Без этого управление компанией в современных условиях невозможно. Нужно постоянно собирать, обрабатывать, хранить и защищать данные.

Помимо этого, инфотехнологии могут самостоятельно вырабатывать управленческие решения с помощью встроенных систем, тем самым автоматизируя многие процессы управления.

Группы бизнес-процессов

Управление

Сюда входят процессы, которые направлены на обеспечение выживания компании: развитие, расширение, способность конкурировать на рынке, реализация целей. Управлять компанией можно с помощью планирования, учёта, контроля, организации и корректировки действий.

Производство

Это те процессы, которые приносят доход компании за счёт продажи товаров и услуг. Сюда входят: закупка сырья, получение заявки клиента, изготовление и т. д.

Обеспечение

Сюда входят процессы, которые помогают производить продукт: найм персонала, бухгалтерский учёт, техническое обслуживание оборудования и пр.

За каждым из процессов должен быть закреплён сотрудник. Он будет ответственным за результат, который производят в рамках каждой функции. Если все сотрудники будут выполнять работу качественно и в срок, клиенты компании будут довольны, они придут ещё не раз и порекомендуют компанию знакомым.

Выводы

Грамотное управление бизнес-процессами повышает эффективность бизнеса. Существуют три подхода к управлению бизнес-процессами:

• стандартизация;
• совершенствование;
• инфотехнологии.

Эти подходы направлены на удовлетворение потребностей клиента, с помощью продукта, который предоставляет компания.

Разграничивают бизнес-процессы делением на 3 группы: управление, производство, обеспечение.
А регламенты призваны описать каждый бизнес-процесс в компании. В регламентах подробно прописываются обязанности сотрудников на каждом из этапов работы.

Если нужно что-то изменить, чтобы улучшить работу компании, регламент дополняется или переписывается, и бизнес-процесс перестраивается. Если существующая проблема решилась после перестройки процесса, значит он работает.