Руководителям в целях организации работы предприятия или отдельных его отделов необходимо проводить совещания и планёрки. По своему опыту скажу, что это очень редко оказывает заметное влияние на производительность.

То, что называется пятиминуткой, даже из-за одного только названия сложно воспринимать серьёзно, а соответственно, ни у кого нет желания её посещать, мало кто вообще считает это важным. В моей компании «Visotsky Consulting» собрания сотрудников, которые имеют цель повысить эффективность команды, называются советами или же координациями. Их нужно проводить для того, чтобы согласовывать действия как отдельных сотрудников, так и целых департаментов.

Координации входят в список базовых инструментов управления, и в этой статье я расскажу вам, из каких элементов они состоят. А подробнее об инструментах управления и систематизации бизнеса вы можете узнать на моём бесплатном мастер-классе «Как усилить свою команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».

Для чего проводят координации?

У руководителей зачастую негативное мнение о различных совещаниях. Им кажется, что там очень много обсуждают, но мало что после этих разговоров реально воплощают в жизнь. Многие воспринимают эти встречи как формальность, которая просто должна быть соблюдена. Я так не думаю.

Ресурсы компаний очень часто тратятся впустую из-за того, что действия коллектива не согласованы. Как-то я наблюдал странную ситуацию в одной компании. Страховая компания рекламировала свои услуги на телевидении. Эту рекламу подготовил отдел маркетинга, её запустили. Но при этом в локальных представительствах этого предприятия ещё не были оформлены договоры на предоставление рекламируемых услуг. Миллионы, выделенные на эту рекламу, ушли в никуда. Реклама работала не на эту компанию, приводя ей клиентов, а на конкретные услуги, которые ещё не могли быть предоставлены, то есть направляла потенциальную аудиторию к конкурентам.

Координации как раз и нужны для того, чтобы сотрудники знали, кто над чем работает, и не ослабляли, а усиливали друг друга своей работой.

Виды координаций

Руководитель должен ставить цели компании, находить и решать проблемы, планировать действия, которые приведут к развитию предприятия. Чтобы это всё можно было реализовать, работу подчинённых нужно обсуждать и согласовывать.

В моей компании координации проводятся каждый день, причём не в отдельно взятых отделах, а абсолютно в каждом. Они не отнимают много времени, занимают всего 20–30 минут. Каждый сотрудник должен при этом подготовить список задач, которыми он занимался вчера, и рассказать, что он планирует делать сегодня. Это один из видов координаций — совет по управлению.

Второй вид — это советы по координации. На них присутствуют работники разных подразделений. Целью таких координаций служит согласование действий сотрудников, находящихся на разных должностях.

В «Visotsky Consulting» раз в неделю проводится координация начальников отдела продаж, доходов и планирования деятельности производства. Это делается для того, чтобы действия отделов были согласованы и планы выполнялись.

Итог. Виды координаций определяются в зависимости от того, какова цель их проведения.

• Совет по управлению. Руководитель координируется с подчинёнными и согласовывает их работу. Это обязательно для всех руководителей, у которых в подчинении хотя бы один человек.
• Совет по координации. Собрание сотрудников, которые не подчиняются непосредственно друг другу, но обязаны согласовывать свою работу, так как результаты одного отдела зависят от результатов другого.

Оба вида координаций одинаково эффективны. Они должны быть быстрыми и приносить положительный результат. Каждая координация призвана улучшать работу предприятия.

Как организовать проведение координаций

Эффективность советов по координации достигается только в том случае, если существует председатель этого совета и полностью контролирует работу. При этом от каждого участника требуется подготовиться к совету и собрать данные по вопросу, который будет на обсуждении.

Пример ситуации, когда важно провести координацию и всё согласовать. Разрабатывается сайт компании. Необходимо учесть пожелания каждого, чтобы сайт был удобен для работы всем подразделениям. В таком случае на координацию нужно подготовить все документы, которые нужно просмотреть, чтобы составить оптимальное техническое задание для разработки сайта с учётом всех пожеланий.

Перед советом по управлению подчинённый должен собрать для отчёта руководителю статистики, результаты вчерашнего дня, планы на сегодняшний и все остальные необходимые файлы.

Как часто проводить координации?

Советы по координации имеют регулярный характер и проводятся каждый день. Они могут собираться и несколько раз за день, если надо оперативно решить возникшую проблему.

Советы по управлению проходят с периодичностью раз в неделю (или несколько раз при необходимости).

Структура органов координации

На данном рисунке можно увидеть, на каком уровне находятся советы по управлению по отношению к советам по координации.

Руководители компании участвуют в обоих видах советов. Советы находятся на разных уровнях. Это зависит от тех, кто принимает участие в совете, и функций, которые они выполняют в компании.

Ниже можно увидеть примеры.

К управленческим относятся:

Совет учредителей

Как часто проводится: раз в 4 недели

За что отвечает: формирование основных целей компании, замыслов, оргполитики

Кто организует: председатель Совета учредителей

Кто присутствует: соучредители

Исполнительный совет

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: составление стратегических планов, программы по реализации стратегических планов, тактических планов, внесению предложений по оргполитике, разрешению вопросов финансового планирования.

Кто организует: директор

Кто присутствует: исп. директор, заместители исп. директора, секретарь

Совет заместителя директора

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: одобрение планов руководителей, согласование тактических планов

Кто организует: заместитель директора

Кто присутствует: руководители отделений, находящиеся в подчинении

Рекомендательный комитет отделения

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: согласование планов деятельности отделов, одобрение заявок на выделение средств, внесение предложений по оргполитике

Кто организует: руководитель отделения

Кто присутствует: начальники отделов

Еженедельная координация

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: планы деятельности участников координации, произведённые ценные конечные продукты

Кто организует: непосредственный руководитель

Кто присутствует: непосредственный подчинённый

Ежедневная координация

Как часто проводится: каждый день

За что отвечает: планы деятельности участников координации, произведённые ценные конечные продукты

Кто организует: непосредственный руководитель

Кто присутствует: непосредственный подчинённый

Еженедельное собрание персонала

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: информированность и высокий боевой дух сотрудников

Кто организует: исполнительный директор

Кто присутствует: все сотрудники

К координационным относятся:

Рекомендательный совет

Как часто проводится: раз в неделю

За что отвечает: планы деятельности отделений, предложения по распределению средств (финансовое планирование), предложения по оргполитике

Кто организует: председатель Рекомендательного совета

(выбирают из членов совета)

Кто присутствует: руководители отделений, представитель административного отделения

Совет по предоставлению услуг

Как часто проводится: каждый день

За что отвечает: планы деятельности в отношении предоставления услуг конкретным клиентам

Кто организует: председатель Совета по предоставлению услуг (выбирают из членов совета)

Кто присутствует: начальники соответствующих отделов

Выводы 

Грамотно налаженная система коммуникаций привнесёт в вашу компанию множество позитивных изменений.

Первое изменение. Я знаю компании, где разные отделы воюют между собой. Более того, так было и у меня на предприятии, пока я не внедрил такой инструмент, как координации. Сотрудники из отдела продаж обвиняли производственный отдел в том, что он проваливает заказы, предоставленные отделом продаж. Производственники же жаловались, что в отделе продаж выше зарплаты, но при этом они не могут предоставить хорошие заказы. Чтобы решить этот конфликт, я поменял сотрудников из этих отделов местами и предложил им попробовать какое-то время выполнять функции друг друга. Никто из них не справился. В этот момент они поняли, как важна работа каждого отдела. Помните, что, если между отделами существует вражда, это значит, что коммуникация в компании налажена очень плохо.

Второе изменение. Проводя координации на постоянной основе, со временем коллектив привыкнет общаться друг с другом и станет намного дружнее.

Третье изменение. Вы станете намного свободнее. Когда отделы наладят коммуникацию друг с другом, они перестанут дёргать вас по любым вопросам.