Распространённая ситуация в бизнесе: вне зависимости от того, сколько зарабатывает компания, денег всё время не хватает. Так случается, если в компании нет финансового планирования. В этой статье я расскажу, что должно входить в финплан, и как он поможет владельцам бизнеса экономить. 

Зачем нужно финансовое планирование

Слово «план» многие воспринимают как набор определённых цифр, которых нужно достичь. Но на самом деле финансовый план — это список задач, которые нужно выполнить, чтобы компания получила доход. 

Задача финансового планирования — грамотно распределять средства, чтобы их хватало на все необходимые расходы. Многие компании тратят деньги сразу, как только получают, ведь платить нужно всегда: счета за аренду, зарплаты сотрудникам, амортизация оборудования. Но я рекомендую откладывать платёжки в течение недели, а потом расставлять приоритеты и оплачивать самое необходимое. Когда вы соберёте все счета вместе, то увидите, что от некоторых затрат вообще можно избавиться.

Также средства могут распределяться неправильно. К примеру, многие предприниматели забывают создавать «подушку безопасности», которая может спасти бизнес в трудное время. Финансовое планирование подразумевает создание резерва, который пригодится в кризис.

Кто должен заниматься финансовым планированием

При создании компании владельцы сначала сами распоряжаются деньгами: они не могут отказаться от постоянного решения финансовых вопросов, так как довольно часто рискуют собственными деньгами, либо деньгами инвесторов, которые им доверяют. В этот период каждая копейка на счету, деньги являются самым важным ресурсом, и от того, насколько разумно они используются, зависят успех и скорость развития бизнеса.
Но решение финансовых вопросов нужно делегировать руководителям. Они больше вовлечены в оперативную деятельность компании и могут более рационально распоряжаться средствами. Например, если на производстве сломается оборудование, владелец просто выделит деньги на покупку нового. Но руководитель, который ежедневно с ним работает, знает, какую деталь можно заменить, чтобы всё снова заработало.
Идеальная картина — руководители знают не только о размерах дохода компании, но и понимают, сколько приходится тратить. В таком случае они ответственно относятся к распределению средств. Владелец должен только задавать правила, по которым осуществляется управление финансами, а руководители следуют этим правилам на ежедневной основе. Например, я не принимаю финансовых решений в бизнесе уже 15 лет. Я актуализирую, трансформирую и внедряю новые правила по которым руководители должны управлять финансами, а потом просто контролирую процесс. Конкретные решения, за что мы платим и где взять деньги — область ответственности топ-менеджеров.
Более того, у каждого рядового сотрудника должна быть возможность подать заявку на то, что ему нужно для работы. Если этого нет — он лишён инструментов для производства продукта.

Как управлять финансами

Чаще всего управление финансами выглядит как поток: каждый день компания получает деньги, и тут же нужно принимать решения о расходах. Когда владелец пытается управлять этим потоком, сложно выделить приоритеты, сэкономить на чём-то.
В такой ситуации я могу поделиться советом: перестаньте принимать финансовые решения ежедневно, делайте это раз в неделю. Пусть в течение недели деньги поступают на ваш счёт, а вы ничего из них не тратьте. Когда пройдут эти 7 дней, у вас на руках будет определённая сумма денег и стопка счетов. Сопоставьте их и распределите средства так, чтобы оплачено было всё самое необходимое, а второстепенное откиньте.
Если вы оплачиваете счета сразу же, как они приходят, у вас нет времени подумать, нужно ли это приобретение компании. Так можно потратить все деньги на то, что не имеет никакой ценности для бизнеса.
Когда принимаете финансовые решения, забудьте, что будет завтра. Примите точку зрения: «У нас есть только те деньги, которые на руках сегодня». Не учитывайте средства, которые уже вам перечислили, но они ещё не дошли или должны поступить на днях от дебиторов. Когда вы начнёте распоряжаться только деньгами, которые есть на руках, то поймёте, что счетов на оплату больше, чем прибыли компании. Это нормально: потребностей всегда больше, чем возможностей, и это то, что толкает вверх и способствует развитию.
Только когда вы проведёте этот эксперимент, то сможете по-настоящему приоретизировать.  У вас перед глазами будут все доходы и чеки на оплату, исчезнет поток, которым сложно управлять.

Функции финансового планирования 

Объекты финансового планирования — прибыль, капитал, кредитные деньги и расходы. Руководители должны управлять этими объектами так, чтобы преумножать доход компании. 

Для этого им нужно:

• Обеспечить безопасность. При составлении финплана нельзя забывать о рисках, которые могут оставить компанию без денег: недобросовестная конкуренция, изменения в законодательстве и т. д. Для этого нужно откладывать в резерв 3-5% от маржи. 
• Учитывать нужды всех подразделений. Руководители должны распределять деньги равномерно среди разных отделов компании и учитывать их взаимосвязь. Если отделу рекламы и маркетинга выделяется крупная сумма на новые методы продвижения, то техническому отделу тоже нужно выделить средства на производство продукта. Иначе, когда после новой рекламы придут клиенты, им нечего будет предоставлять.
• Оптимизировать план. Люди, которые составляют финансовый план, должны выбирать самые удачные варианты распределения средств, чтобы деньги компании всегда преумножались.
• Контролировать. За работой отделений всегда нужно пристально следить, чтобы знать, как сотрудники распределяют средства.

Принципы финансового планирования

Финплан строится на 5 принципах:

1. Чтобы не возникало ситуации, когда средств не хватает, оборотный капитал всегда должен превышать объём задолженности. 
2. Если у компании возникнет проблема с клиентами: они не смогут вовремя заплатить или уйдут к конкурентам, всегда должен быть резерв, который позволит компании выполнить платёжные обязательства. 
3. Вкладывать деньги нужно туда, где можно получить предельную рентабельность.
4. При планировании нужно учесть не только положении компании, но и экономическую ситуацию на рынке.
5. Деньги на текущие расходы, например, покупку сырья, нужно брать из краткосрочных источников, а для модернизации производства лучше использовать долгосрочные.

Типы финансовых планов

Каждая компания должна иметь 3 финансовых плана:

• Стратегический. Этот план разрабатывается на 3-5 лет и его цель — вывести бизнес на новый уровень: повысить уровень дохода, увеличить объём производства и т. д. Задачи стратегического плана нужно выполнять одновременно с текущими, а при его составлении надо учитывать цели компании. 
• Текущий. Это план компании на год. При его составлении прогнозируют доход компании: сколько товаров и услуг будет предоставлено, сколько средств на продвижение выделено. Здесь же указывают, каких специалистов нужно привлечь в компанию для её роста и сколько им платить. Для актуализации этого плана руководители всех отделов должны собираться раз в квартал, пересматривать план и корректировать его при необходимости.
• Оперативный. План на неделю. С его помощью руководители управляют командой. В плане указано, чем будет заниматься сотрудник, сколько времени он потратит на задачу и какой результат получит. Так действия всех членов команды согласованы и одобрены руководителями. 

Как составить финансовый план

Для начала нужно проанализировать деятельность компании. Узнать, сколько товаров и услуг предоставили за определённый период, как много денег на это ушло и сколько удалось заработать. После этого нужно определить проблемы компании, которые мешают получить более высокий доход и разработать решения, устраняющие их.
Следующий шаг — прогноз доходов и расходов. Чтобы рассчитать доход, нужно вычислить, сколько клиентов компания может обслужить за определённый срок, а затем посмотреть сумму среднего чека и всё перемножить. Для подсчёта расходов надо обратить внимание на спрос, конкуренцию и возможные риски, а также взять во внимание ежемесячные затраты на аренду, сырьё, зарплаты и т. д.
И на основе полученных данных рассчитывать бюджет, который поможет достичь точки окупаемости.

Выводы 

Финансовый план — это список задач, которые нужно сделать, чтобы получить доход. Составлять план и распоряжаться деньгами компании должны руководители отделений, так как они могут более рационально распределять средства. Чтобы расставлять приоритеты боле эффективно, не нужно тратить поступившие деньги сразу — откладывайте счета на неделю, а потом просматривайте.

Финансовый план может быть трёх типов: стратегический, текущий и оперативный. Для его составления сначала проанализируйте финансовую деятельность компании, затем спрогнозируйте доходы и расходы и рассчитайте бюджет.