Бизнес-процессы есть в каждой компании вне зависимости от её размера. Это пошаговое описание действий сотрудников, которые должны привести к определённому результату. Например, у вас есть типография, и, когда поступает заказ, происходит следующий процесс: клиент даёт задание, вы рассчитываете стоимость, оформляете продажу, клиент оплачивает товар, затем задание передают отделу предпечатной подготовки, оттуда в печатный цех и так до отгрузки товара.
Когда рост компании замедляется, тратится много ресурсов или задачи отнимают всё внимание владельца, бизнес-процессы пересматривают и оптимизируют, чтобы повысить эффективность.
Если бизнес-процессы не будут чётко описаны, компания не сможет получать тот результат, который необходим. Например, если не описать процесс продажи товара и не ознакомить с ним продавцов, каждый будет работать по-своему и приносить компании разный доход, который невозможно спланировать и повлиять на него. В этой статье я расскажу, как правильно составить бизнес-процесс и что в него должно входить.
Из чего состоит бизнес-процесс
Цель бизнес-процесса — обеспечить чёткую последовательность действий для получения прибыли. А задача — проконтролировать, все ли операции выполняются последовательно, можно ли их ускорить и нет ли лишних. Весь БП состоит из двух этапов:
- вход — начальные действия, которые нужны для выполнения операции (закупка сырья, доставка на склады);
- выход — результат, готовый продукт.
Зачем описывать бизнес-процессы
Моделирование БП позволяет решить сразу 3 задачи:
- облегчает процесс выполнения работы.
- наглядно показывает все операции, которые должны быть выполнены;
- позволяет увидеть проблемные места и глубже разобраться в каждом из этапов процесса.
Чтобы владелец мог эффективно управлять и не погружаться оперативную деятельность, ему достаточно посмотреть на отдельные части бизнес-процесса и увидеть, что происходит на каждом из этапов.
Способы описания бизнес-процессов
При описании БП указывают:
- последовательность действий сотрудников;
- логику операций: как движутся денежные потоки, люди, сырьё;
- связь между разными БП в компании;
- схемы взаимоотношений участников БП;
- подробное описание бизнес-процесса: какие действия должны быть выполнены, что нужно для решения задачи, какой результат ожидается, цель БП, нормативы;
- перечень документов, которые нужны для выполнения работы.
Описание бизнес-процесса должно быть законченным, лаконичным, содержащим все необходимые для работы данные.
Внедрение проходит в 5 этапов:
- изучение ситуации с целью найти проблемные места в бизнес-процессах и заменить их;
- анализ существующих БП, подбор инструментов для внедрения изменений;
- описание БП, документирование процесса;
- реализация БП;
- контроль за выполнением.
Как проверить качество регламента бизнес-процесса
Регламент БП — это документ, который описывает, как происходит определённый процесс и кто что должен делать. Чтобы проверить качество регламента бизнес-процесса, нужно воплотить его в жизнь и посмотреть, как он работает.
Но для проверки качества нужно иметь отправную точку: знать, какой результат вы хотите получить. Например, вы идёте в ресторан и хотите заказать салат «Цезарь». Чтобы оценить качество блюда в этом заведении, вам нужно знать, каким должен быть хороший салат и что в нём должно быть.
Перед тем как создавать регламент, ответьте на вопрос «Какие проблемы вы хотите решить?» И после окончания процесса проанализируйте, удалось ли вам это сделать.
Выводы
Описание бизнес-процесса — это пошаговый план действий сотрудников, который должен привести к получению прибыли. Чтобы сделать бизнес-процесс более эффективным, рассматривают отдельные его части и оптимизируют их: убирают лишние действия, снижают затраты.
Чтобы понять, работает ли бизнес процесс, нужно изначально знать, какой результат вы хотите получить, а потом проанализировать, получилось ли у вас его достичь.
