Статистики отражают в числовых показателях, насколько высока производительность каждого отдельного департамента или всей компании в целом по сравнению с данными за минувший период. Статистика возрастает, когда производительность компании становится больше. Если же она меньше, то и статистики идут на спад.
Статистика формируется для любой формы труда, который в результате даёт компании определённый ценный конечный продукт (ЦКП). Зачастую руководители сталкиваются с некоторыми затруднениями, когда формулируют, в чём измеряется работа бухгалтера, занимающегося учётом и составлением отчётов для руководителей и гос. структур. Невозможность придумать статистики для этого сотрудника заключается в том, что отсутствует понимание того, какой ЦКП производит этот работник. Это можно понять, разобравшись, зачем вообще бухгалтерии предприятия вести учёт. Ведение учёта нужно для того, чтобы руководители понимали, что в каком состоянии находятся денежные и материальные активы предприятия. При постоянной необходимости принимать решения о распределении средств, нужно точно знать, какое количество денег в компании, во сколько оценивается имущество и товары, какие у компании есть долги и сколько наоборот ей должны вернуть. Чтобы все эти данные можно было увидеть, бухгалтеры должны подготовить соответствующие документы. Тогда нужный отчёт о финансовом положении компании всегда будет на руках у руководителя.
ЦКП бухгалтера - это вся информация, которая связана с активами компании, без ошибок внесённая в систему учёта. Работа с данными стандартизирована, поэтому все необходимые операции вносятся в учёт по шаблону, среди них: выплаты, зарплаты сотрудникам, деньги, которые компания должна вернуть или получить. Если всё, что происходит с капиталом предприятия, отражено в документации, то считается, что бухгалтер производит ценный конечный продукт и его можно увидеть количественно.
Тогда все операции, которые правильно и оперативно внесены в учёт, и есть статистика бухгалтера. На данный момент бухгалтера ведут учёт пользуясь предназначенными для этого программами. Благодаря этому не возникает сложности вычислить сумму операций, которые каждую неделю отражаются в учётах. Одним из преимуществ таких программ является то, что в них встроена система, проверяющая правильно ли отражены все данные. Эта система не разрешит отгрузить товар на продажу, если данные о товаре неправильно внесены. Также программа не учитывает доход от контрагентов, если их нет в учётной системе.
Выполнение разных операций, отображённых в учёте, имеет разный уровень сложности. Сбор некоторых данных занимает больше времени, чем других. Поэтому при составлении статистик для бухгалтера можно начислять разное количество баллов, в зависимости от трудоёмкости выполненных работ. Например, за составление отчётов - одни баллы, а за учёт выплат зарплаты сотрудникам - другие. Эта статистика наиболее точно отразит количество ЦКП, произведённого бухгалтером.
Как побороть возражения, которые могут появиться у сотрудников при внедрении вами статистик?
Часто, когда руководитель начинает внедрение статистик, он слышит от подчинённых ряд возражений: “Я не могу влиять на свою статистику, я вношу данные тогда, когда мне передают нужные документы!” или же “Я не регулирую сумму операций, я только вношу их в учёт!”.
- Если вы слышите от своего бухгалтера, что он не влияет на то, когда ему передадут документы, значит у него не налажена сама система учёта. В обязанности бухгалтера входит добиваться того, чтобы все документы ему передавались в определённый срок. Если бухгалтер этого не знает, то он не до конца понимает, какие составляющие являются частью его ценного конечного продукта. Ваша задача - объяснить ему сам ЦКП и какие функции нужно выполнять для его реализации.
- Следующее возражение связано с тем, что работник считает функцией статистики измерение стремления делать продукт, хотя на самом деле статистика измеряет только его количество. Чаще всего можно услышать подобные возмущения от сотрудника, когда его зарплату хотят привязать к статистике. Действительно статистики многих отделений могут упасть, если хотя бы одно подразделение плохо справляется со своей работой. В системной компании снижение эффективности одного подразделения сказывается на производительности всех. Если компания не получила доход, не выплатила долг и т.д. - бухгалтеру нечего учитывать.
Выйти из этой ситуации можно только, если руководители будут усиливать слабые места компании и влиять на рост их статистик. Но статистика бухгалтера всё равно будет отображать спад, так компания производит меньше продукта. Я советую не привязывать статистики к зарплате хотя бы первые полгода, с того момента как вы внедрили этот инструмент. Вашим работникам нужно время адаптироваться к новому механизму измерения результатов их работы.
Статистики не могут ответить на вопрос: “Почему?”
Не ждите, что посмотрев на статистику, вы сразу поймёте причину падения или роста эффективности. Она должна только наглядно демонстрировать, что изменения произошли. Благодаря этому можно оперативно принять решение, как с этим справиться.
Что брать за основу при формировании статистики?
Бывает так, что руководителям сложно понять, в чём измеряется результат той или иной должности. Чтобы с этим разобраться, определите ценный конечный продукт деятельности. После этого вам станет легко внедрять статистики.
Например, представьте, что у вас есть склад и вам необходимо придумать статистики для его заведующего. Завскладом отвечает за то, чтобы все материальные ценности были в целости и сохранности. Так как этот человек несёт материальную ответственность за доверенный ему товар, то он и будет отвечать за порчу или утрату имущества. Даже если факторы порчи и утраты товара от него не зависели, это должно быть подтверждено специальной комиссией, которая рассмотрит вопрос. Из этого следует, что ЦКП - товары на складе в целости и сохранности.
Та ценность, которой обладают товары, находящиеся под присмотром завскладом и соответствующие складскому учёту с документальным подтверждением и есть статистика работника на этой должности. Если завскладом качественно и добросовестно ведёт учёт, то считать вести статистику будет несложно.
Все статистики должны проверятся, поэтому они формулируются так, чтобы при проверке с ними не возникало труда.
Цель статистики - отобразить, сколько продукта фактически воспроизведено, а не сколько планируется или сколько сил на это тратится. На статистических данных вы сможете посмотреть, почему упала эффективность той или иной области на предприятии. Она показывает только, как количественно изменились показатели. И естественно, статистика должна содержать данные в понятной форме, чтобы при необходимости можно было провести их проверку.
Какие существуют типы статистик?
- Статистики по проверочным спискам
Иногда ЦКП трудно посчитать в привычных единицах измерения: валюте, килограммах, приведённых клиентах и т.д. К примеру возьмём системного администратора, в чьи обязанности входит следить, чтобы компьютеры и ПО работали на полную мощности. То, что он производит в результате своей деятельности - корректная работа техники.
При том, что он отвечает за разные виды техники, вся его работа должна измеряться одним определённым способом. При этом у разной техники разные условия эксплуатации. Например, ноутбук простаивает до двух часов в неделю и это считается нормальным для него. Этого времени хватит, чтобы быстро устранить небольшие неполадки и вернуть его к работе. Тогда как для сервера компании непозволительно простаивать так много. Его работа не может быть остановлена больше, чем на полчаса в неделю. Корректная работа сервера всей компании важнее, чем ноутбука одного работника. Такую статистику невозможно вести в количестве денег или людей.
Ещё один продукт, для которого не существует единиц измерения - пиар. Благодаря пиару у людей формируется позитивный имидж предприятия. Идеальный способ измерения деятельности служб по связям с общественностью - это проведение опросов среди населения с целью выяснить их отношение к компании. Но пользоваться этим способом дорого и сложно, поэтому не все компании идут на это. Только большие корпорации могут себе позволить часто проводить такие опросы.
Иногда измерение статистики такими способом может выйти компании дороже, чем сам результат работы пиар-службы. Из-за этого небольшие компании вынуждены искать иной способ измерения, который не нуждался бы в таком количестве затраченных ресурсов, но давал объективную информацию.
В ситуации, когда компания не имеет возможности измерять статистики прямым способом, вводится система начисления баллов - к статистике прибавляют баллы за подпродукты, составляющие ЦКП. При этом начисление баллов происходит только если подпродукты качественные и соответствуют всем критериям. Например, можно увидеть, как начисляются баллы начальнику пиар-отдела:
- 10б. за опубликованный материал, который способствует созданию имиджа предприятия;
- 5б. за новости, касающиеся работы компании, размещённые на портале;
- 50б. за комментарии, которые размещаются от имени первого лица компании в СМИ.
У нас в компании “Visotsky Consulting” такой список именуется “проверочным”, потому что с его помощью проверяют эффективность создания подпродуктов. Баллы идут в статистику, если подпродукт производиться сотрудником. Чем больше количество подпродуктов, тем быстрее идёт в гору статистика.
Но подобные проверочные списки используют только в двух случаях:
- Если нельзя проводить измерения готового продукта в естественных единицах (валюте, тоннах, штуках и т.д.)
- Измерять продукт в естественных единицах очень трудно и затратно.
Возвращаясь к примеру с системным администратором, было бы хорошо сделать его статистикой время, которое оборудование будет работать бесперебойно. В больших компаниях такая статистика применяется уже давно и она удобна. Но для маленькой компании она может не подойти, так как сбор данных обо всём оборудовании, работающем на предприятии - это трудоёмкий процесс.
Проверочные списки не так эффективны, как прямое измерение единиц продуктов. Их вводят вынуждено, когда других вариантов не остаётся. Потому что при сборе данных для составления таких списков можно не учесть какой-то важный элемент. Например, составляя статистику администратору, забыли о неисправной автоматической телефонной станции, которая обеспечивает связью весь офис. В итоге оборудование не работает, но на статистике администратора это никак не отражается.
Если вы пользуетесь на предприятии проверочными списками, то следите за тем, чтобы руководители и третий отдел постоянно следили за точностью внесения данных. Так в компании будет расти абсолютно каждый продукт.
1.2. Перевёрнутые статистики
Некоторые продукты лучше всего измерять так, чтобы вверху находилось минимальные значения.
Отдел расходов может считать своей статистикой количество просроченной кредиторки. Когда “просроченная кредиторская задолженность” достигает своего минимального уровня - это значит, что в компании грамотно распределяют финансы. Когда задолженность отсутствует полностью, зачит отдел расходов работает идеально.
При использовании перевёрнутых статистик максимальное значение, которое обычно выноситься наверх, оказывается внизу, а минимальное, наоборот, поднимается.
1.3. Двойные статистики
Иногда невозможно понять, как идут дела в компании, посмотрев только на одну статистику, необходимо сравнить две разные. Например, компании нужно узнать, растёт ли доход предприятия. Нельзя вычислить это, посмотрев только на статистику дохода, нужно брать в расчёт данные и о расходах тоже. Неправильно делать выводы о финансовом положении компании, основываясь только на средствах, которые компания получает. Чтобы иметь объективную картину, нужно иметь представление, сколько компания отдаёт.
Когда считается масштаб такого графика, необходимо брать минимальное и максимальное значение обеих статистик.
Графики статистик
Иногда данные статистик изображают в виде таблиц. Но это неэффективно, так как не даёт возможности наглядно увидеть положение дел. Графики статистик же, при правильном масштабе, демонстрируют, растут или падают показатели предприятия.
Масштаб при этом - это объёмы того продукта, который измеряется, в одном делении вертикальной оси.
Когда масштаб большой, изменения сложно будет увидеть, рост или спад статистики не привлечёт внимания, так как будет слабо заметен. При маленьком масштабе трудно посмотреть на общую картину.
Как выбрать масштаб правильно? Вам нужно:
- Выделить максимальное значение статистики, которого можно достигнуть за ближайшие 12 недель.
- Выделить минимальное значение статистики, которое может быть достигнуто за ближайшие 12 недель.
- Отнять от максимального значение минимальное и то, что получилось, поделить на количество делений оси Y. Полученное число округляется до такого, каким будет удобно пользоваться. Так вы получите масштаб, который будет корректно отображать данные.
Так как каждый график статистики имеет свой масштаб ввиду того, что измеряются разные продукты, вертикальная ось графика вряд ли будет начинаться с нуля. Очень редко встречается такое, что ноль - это самое маленькое значение статистики.
К примеру, от менеджера по продажам ждут максимум 650 тысяч дохода в неделю, а, согласно последним данным, самый маленький у него - 250 тысяч. Отнимем от 650 сумму в 250 и получим 400, делим на 10, получаем 40 тысяч в одном делении. Это и будет масштаб графика.
Таким образом вертикальная ось начнётся с 250 тысяч, а закончится отметкой 650.
Когда начинают строить новый график, на него добавляют значения трёх предыдущих недель, чтобы понять, в какую сторону наклоняется тренд. Лучше всего для каждого нового графика делать перерасчёт масштаба. Также необходимо переделать график статистики, если вы его ещё не заполнили до конца, но результаты уже выше тех, что вы ожидали.
Для недельных статистик на горизонтальной оси пишут дату окончания отчётной недели. Самое важное: на всех графиках горизонтальная ось начинается с одной и той же даты и имеет одинаковое количество делений. Чтобы можно было сравнить статистики разных отделов и отследить, как взаимосвязаны результаты их работы при производстве продукта, все графики начинаются с одной даты.
Чтобы максимально точно оценивать положение дел компании, необходимо правильно оформлять графики. Лучше всего на бумаге размера А4 отражать все 12 недель.
Вывод
Доход предприятия станет значительно выше, если будут увеличиваться результаты работы каждого отдела. На торможение предприятия влияют самые слабые функции в компании. Чтобы их отследить, необходимо вести статистики, которые наглядно продемонстрируют, в каком месте тренд идёт на спад.
Необходимо контролировать абсолютно всё, включая подпродукты, так как любой фактор, даже на первый взгляд незначительный, влияет на главную статистику. Помните, что даже прирост показателей размером в 2-3% приведёт к тому, что через год компания уже будет зарабатывать в два раза больше.
