Функции помощника руководителя всегда разные, их определяет специфика деятельности компании. От того, с какими вызовами и задачами сталкивается каждый день руководитель, полностью зависит то, чем будет занят его помощник. В этой статье я расскажу об общих чертах, которые должны быть присущи всем помощникам, и дам совет, какую работу руководитель может полностью передать, чтобы освободить 20% своего времени.

Каким должен быть личный помощник

Профессией личного помощника интересуются в первую очередь люди, которые только выстраивают свою карьеру. Для них работать под командованием опытного топ-менеджера — отличный старт и возможность понять, как работает бизнес изнутри. Но таким людям лучше начинать с сотрудничества с руководителями малого и среднего бизнеса. Крупные топ-менеджеры отдадут предпочтение помощникам с большим опытом.

Но чаще всего руководители предпочитают брать на работу не профессионалов, которые могут ответить на любой вопрос и похвастаться большим послужным списком, а тех, кто находится с ними на одной волне. Так как взаимодействовать с помощником придётся постоянно, очень важно сойтись характерами и прийти к взаимопониманию.

Помощником должен быть человек, у которого безупречные морально-этические качества, так как у него будет доступ ко всей личной и корпоративной информации руководителя. Вы должны быть уверены, что он не обманет вас, не сольёт данные конкурентам, не присвоит себе ваши деньги и т. д.

Опыт и образование

Обычно на должность личного помощника берут людей с образованием в области администрирования или в той сфере, которая соответствует специфике предприятия.

Профессиональные требования, которые выдвигают кандидатам: 

• грамотная речь;
• знание законов, которые касаются работы компании;
• владение компьютером, особенно офисными программами;
• умение работать с документацией;
• умение вести деловую переписку и переговоры;
• знание иностранного языка;
• понимание бизнес-процессов компании.

Это минимальный список требований, который можно дополнять в зависимости от ниши и других отличительных черт организации.

Качества и характер

Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.

Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:

• стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
• многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
• оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей  и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
• обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).

Обязанности и функции помощника руководителя

Как я уже говорил ранее, то, чем будет заниматься личный помощник, зависит от сферы бизнеса, которым занимается его работодатель. У каждого руководителя будут свои индивидуальные потребности. Некоторые приглашают ассистента, чтобы перекинуть на него всю бумажную работу, другие поручают управление отдельными проектами, тогда у помощников может быть своя команда подчинённых. Некоторые же дают преимущественно поручения бытового характера: вызвать такси, заказать доставку продуктов, купить билеты.

Но есть несколько обязанностей, которые являются общими для всех ассистентов:

• делать рабочий день руководителя структурированным: организовывать все его встречи, поездки, готовить нужные документы на подпись, составлять удобное расписание;
• разбирать почту;
• обрабатывать запросы подчинённых и проводить первичные переговоры;
• обеспечение руководителя комфортными условиями: напоминание о встречах, поиск нужной информации, обустройство удобного рабочего места.

Обычно руководители ищут сотрудников, у которых много талантов или которые могут быстро освоить необходимый навык, потому что никто не знает, с какими вызовами придётся столкнуться.

Выводы

Личный помощник помогает руководителю освободить личное время и потратить его на более приоритетные задачи. Функции ассистента зависят от специфики компании, в которой он работает.

Чтобы эффективно справляться с задачами, личный помощник должен быть стрессоустойчивым, настроенным на позитив, легкообучаемым и способным выполнять множество задач одновременно.