Бизнес-процесс — это определённая последовательность действий команды работников, которая направлена на получение какого-либо продукта. Результат этих действий имеет ценность для того, кому он передаётся. Это необязательно должен быть товар для покупателя, сюда подходит и выполненные проект, который сдают руководителю. В бизнес-процессе всегда участвует несколько человек, так как результаты чьей-то работы влияют на результаты других.
Оптимизация бизнес-процессов в организации подразумевает улучшение, перестройку каких-либо направлений или работы всей компании. В этой статье я расскажу, как понять, что бизнес-процессы пора оптимизировать и как это сделать.
Как понять, что бизнес-процессы нуждаются в оптимизации
Оптимизация требует вложений, поэтому перед тем, как ей заняться, убедитесь, что вашей компании она нужна. Бизнес-процессы нужно улучшать, если:
- качество продукции, которую вы производите — низкое;
- в компании нет чёткого разделения областей ответственности;
- отделы компании не связываются друг с другом, из-за этого действия несогласованны и появляются «узкие места»;
- в штате много сотрудников, но результатов из работы не видно;
- идеи владельца по развитию компании медленно реализуются или ими никто не занимается вообще.
Оптимизация бизнеса: с чего начать
Опишите процессы
Перед тем, как менять какой-то процесс, нужно разобраться, как он выглядит сейчас. Опишите каждое действие сотрудников, которое надо выполнить для достижения результата. Для наглядности прикрепите графики. Сначала пропишите, с чего начинается процесс и что получается в конце. Потом опишите все действия, которые нужно совершить во время работы и с помощью каких документов это сделать. Укажите кто из сотрудников какую роль отыгрывает. Объясните, как это процесс влияет на другие.
Оцените уровень необходимости оптимизации
Когда у вас на руках будут описанные процессы, оцените, стоит ли вам заниматься оптимизацией. Критерии, по которым нужно оценивать:
- качество полученного продукта
- логичность и уместность действий работников
- возможность управления процессом.
Если оценили необходимость по всем критериями и поняли, что оптимизация вам всё-таки необходима — следуйте по приведённой ниже инструкции.
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство
- Чётко определите, какой конечный результат хотите получить от каждого бизнес-процесса. Пропишите, что должно быть в идеале, чтобы сотрудники знали к чему стремиться.
- Уберите шаги, которые не нужны. Некоторые действия могут дублироваться, поэтому от них нужно избавиться или объединить в одно.
- Поменяйте последовательность действий. Возможно, если переставить шаги местами, работа ускориться. Проверьте, можно ли это сделать.
- Разделите операции. Много маленьких действий проще выполнять, чем одно большое. Дробите шаги пока не достигните максимального комфорта.
- Если какой-то шаг выгоднее передать подрядчикам, чем привлекать к этому штатных сотрудников — найдите аутсорсинговую компанию и отдайте часть функций.
- Автоматизируйте процессы. Машины работают быстрее людей. Если есть возможность делать что-то не в ручную, а на специальном оборудовании — внедрите его.
Выводы
Оптимизация бизнес-процессов нужна только если те результаты, которые вы получаете сейчас — неудовлетворительны. Прежде чем переходить к оптимизации, опишите процессы и оцените уровень необходимости. А дальше следуйте по инструкции, которая приведена выше.
