Координации - это регулярные собрания руководителей и подчинённых. В компании “Visotsky Consulting” такие собрания обязательны. Более того, мы внедряем их в компаниях всех своих резидентов. Новую отчётную неделю обязательно должна открывать координация. Как именно её проводить, рассмотрим в статье.

Что нужно знать 

Руководителю на координацию нужно приглашать только своих непосредственных подчинённых. К примеру, директор не должен звать абсолютно всех сотрудников. Только заместителей, которые подчиняются непосредственно ему. 

Как проводить координацию 

1. К началу координации каждый подчинённый должен составить план задач на будущую неделю. Его нельзя составлять прямо во время координации, советуясь по ходу с руководителем. Он уже должен быть готов. В этот план необходимо включить все приоритетные задачи.
2. Помимо плана, сотрудник должен иметь график, который отображает его результаты работы. Имея на руках этот график, руководитель сможет понять, насколько сотрудник производителен. Наличие плана за прошлую неделю, результатов и плана на следующую неделю, обеспечивает беспристрастную оценку эффективности подчинённого руководителем. 
3. Координацию начинает руководитель. Он рассказывает, выполнен ли план прошлой недели. 
4. Далее руководитель одобряет план каждого сотрудника.
5. Важно согласовать планы подчинённых из разных отделов между собой. 
6. После одобрения планов каждого подчинённого координация завершается и все возвращаются к работе. 

Как нельзя проводить координацию 

На координации не решаются проблемы

Не путайте эти собрания с мозговым штурмом. Если вам нужно с чем-то срочно разобраться - организуйте отдельную координацию с тем подчинённым, у которого возникла проблема. Во-первых, начиная выслушивать чьи-то проблемы на координации, вы отнимаете время у остальных. Во-вторых, необязательно каждому человеку в департаменте знать обо всех проблемах в отделах. Эта информация просто не несёт никакой ценности для других. 

Координация - это не обучение сотрудников

Некоторые руководители превращают координации в тренинги. Они видят, что сотрудники чего-то не учли во время работы и начинают рассказывать, как это исправить, прямо на координации.

Здесь так же поможет отдельная координация с сотрудником, у которого возникла проблема. Скоординируйтесь с ним и поделитесь опытом, дайте советы, но не надо впутывать в это всех. 

Координация, как инструмент управления 

Длительность координации - не более 40 минут. Координация эффективна только, когда она проходит по следующему сценарию: согласовали план - пошли работать.

Не допускайте, чтобы на координацию приходили неподготовленные люди без планов. Если так происходит - откладывайте координацию, пока план не будет составлен каждым сотрудником. Важно, чтобы неподготовленный человек осознал, что он всех задерживает. 

Порядок проведения координации не сложный. Но внедрив этот инструмент у себя на предприятии, вы заметите, что деятельность коллектива станет более точной и согласованной.