Ценный Конечный Продукт (ЦКП) — это концепция, которая приобретает все большую значимость в современной сфере управления офисом. ЦКП — это итоговый результат работы, который достигается в ходе выполнения задач и проектов. Это может быть физический продукт, такой как программное обеспечение или аппаратное устройство, или нематериальный продукт, такой как сервис или стратегический план.

ЦКП имеет важное значение в сфере управления офисом, поскольку он помогает оценить успешность проекта и определяет его ценность для компании. Для одних и тех же профессий ЦКП может отличаться в зависимости от сферы и задач бизнеса. В этой статье я приведу самые распространённые примеры ЦКП для офисных сотрудников. 

ЦКП для офисного менеджера

Улучшенные рабочие процессы

Офисный менеджер может работать над оптимизацией и улучшением рабочих процессов в офисе. Это может включать пересмотр и оптимизацию рабочих процедур, упрощение бюрократических процессов, автоматизацию рутинных задач и повышение эффективности внутренних процессов.

Оптимальное использование ресурсов

Офисный менеджер может быть ответственным за управление ресурсами офиса, такими как материалы, оборудование и финансовые средства. Тогда ценный конечный продукт — достижение оптимального использования этих ресурсов, что в свою очередь может привести к сокращению издержек, улучшению эффективности и повышению производительности офиса.

Улучшенное клиентское обслуживание

Офисный менеджер может играть важную роль в обеспечении качественного обслуживания клиентов. Ценным конечным продуктом может быть повышение уровня удовлетворенности клиентов, сокращение времени ответа на их запросы, повышение качества обслуживания или внедрение улучшенных систем обратной связи с клиентами.

Высокая производительность и эффективность офиса

Офисный менеджер может работать над повышением общей производительности и эффективности офиса. Ценным конечным продуктом может быть достижение целей по производительности, снижение издержек, улучшение рабочей среды и сокращение времени, требуемого для выполнения задач.

В конечном счете, ценный конечный продукт для офисного менеджера будет зависеть от конкретных целей и приоритетов компании, а также от требований и ожиданий руководства и клиентов.

ЦКП для бухгалтера

Точные и своевременные финансовые отчеты

Бухгалтер ответственен за составление финансовых отчетов, таких как бухгалтерская отчетность, баланс и отчет о прибылях и убытках. Ценным конечным продуктом является предоставление точной, надежной и своевременной финансовой информации, которая помогает руководству принимать информированные решения и обеспечивает соблюдение законодательных требований.

Эффективный бюджет 

Бухгалтер может играть ключевую роль в управлении бюджетом компании. В этом случае в его обязанности будет входить разработка и поддержание бюджета, контроль за расходами и доходами, анализ отклонений и предоставление рекомендаций по оптимизации расходов и повышению прибыли.

Уплаченные вовремя налоги

Бухгалтер должен обеспечивать соблюдение налоговых обязательств компании. Ценным конечным продуктом является правильное и своевременное составление налоговых деклараций, учет и отчетность по налоговым обязательствам, минимизация рисков налоговых проверок и эффективное планирование налогов.

Баланс между дебиторской и кредиторской задолженностью

Бухгалтер может быть ответственным за управление дебиторской и кредиторской задолженностью компании. Ценным конечным продуктом является снижение задолженности по платежам, своевременная выставление счетов клиентам, контроль за сроками платежей и улучшение ликвидности компании.

 ЦКП для рекрутера

Укомплектованный штат сотрудников

В обязанности рекрутера входит поиск и подбор высококвалифицированных кандидатов, которые соответствуют требованиям вакансии и потребностям компании. Это включает процесс привлечения кандидатов, оценку их квалификации, согласование с требованиями руководства и предоставление кандидатов для дальнейшего интервью.

Сокращение времени найма

Рекрутер должен стремиться сократить время, затрачиваемое на найм кандидатов, что особенно важно в быстроразвивающихся компаниях или в случаях срочного найма. Ценным конечным продуктом является быстрое привлечение, оценка и предложение кандидатов, что позволяет компании заполнить вакансию и выполнять бизнес-процессы без задержек.

Сохранение и развитие талантов 

Рекрутер может помочь в удержании талантов и снижении текучести кадров, находя подходящих кандидатов, которые соответствуют долгосрочным потребностям и культуре компании. Также в его обязанности может входить обучение и мотивация сотрудников.

ЦКП для ассистента

Упорядоченное и понятное расписание руководителя

Главная задача ассистента — управлять временем руководителя, назначать встречи, отвечать на звонки, ставить дела в календарь. При хорошей работе ассистента руководитель не забывает о своих задачах и всё успевает. 

Порядок в документообороте

Ассистентам также могут доверить приём, отправку и регистрацию писем, контроль за движением документов — как внутри компании, так и при обмене с внешними адресатами. 

Выстроенная коммуникация

Также в обязанности ассистентов может входить управление коммуникациями руководителя с командой. То есть он может назначать собрания, администрировать zoom-звонки, создавать корпоративные чаты. В этом случае ЦКП ассистента будет вовремя дошедшая до всех информация. 

ЦКП для менеджера по продажам

Увеличение объема продаж

Ценным конечным продуктом является достижение роста объема продаж компании. Это может включать увеличение общей выручки, достижение квартальных или годовых целей по продажам, превышение показателей прошлых периодов и привлечение новых клиентов.

Расширение клиентской базы

Ценным конечным продуктом может быть расширение клиентской базы компании. Сюда входит привлечение новых клиентов, разработка стратегии по привлечению и удержанию клиентов, увеличение доли рынка и создание долгосрочных клиентских отношений.

Улучшение конверсии и эффективности продаж

Ценным конечным продуктом является улучшение конверсии продаж и эффективности работы с клиентами. То есть, увеличение процента успешно завершенных сделок, сокращение цикла продаж, повышение среднего чека и оптимизацию процесса продаж.

Удовлетворенность клиентов и лояльность

Ценным конечным продуктом может быть повышение уровня удовлетворенности клиентов и укрепление их лояльности к компании. Менеджер добивается этого при помощи разработки и реализации программ удержания клиентов, обеспечения качественного клиентского сервиса, решения проблем клиентов и укрепления деловых отношений.

Любая организация состоит из семи основных отделений, каждое из которых выполняет свои функции и производит свой ценный конечный продукт (ЦКП). Отделения эффективно взаимодействуют, что и приводит к успешному предоставлению ЦКП всей компании. Можно сказать, что компания, сотрудники которой не в состоянии назвать собственный ЦКП и не знают ЦКП других сотрудников и подразделений, не может являться настоящей командой.

А об инструментах управления, которые помогут добиваться от сотрудников выполнения ЦКП я расскажу на мастер-классе «Как усилить команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена»